▶️Requisiti di un software di gestione documentale
Premessa
Con l’entrata in vigore, il primo gennaio del 2022, delle Linee Guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (di seguito Linee Guida) sembra diventare più evidente quanto siano fondamentali la struttura e l’architettura del software di gestione documentale. Le Linee Guida trattano il ciclo della gestione documentale in tutte le sue fasi: il software adottato deve comprendere tutti gli aspetti funzionali in conformità alle predette fasi, a supporto di tutto il sistema di gestione documentale.
Diventa, quindi, essenziale che ogni ente effettui con estrema attenzione l’analisi dei requisiti che il software deve possedere. Il software per la gestione documentale deve poter servire a tutte le funzioni che vanno dalla registrazione di documenti in ingresso, alla loro classificazione e fascicolazione, dalla formazione dei documenti alla gestione di tutti i tipi di aggregazione documentale, nonché ai documenti in uscita. Va, inoltre, tenuto in debito conto il fatto che l’estensione dell’ampiezza funzionale determina una maggiore pervasività delle funzioni all’interno dell’ente e, quindi, un utilizzo più diffuso presso una platea più estesa di utilizzatori.
Dal registro di protocollo all’archivio digitale
Il software, quindi, deve oltrepassare i confini del supporto al per andare a coprire tutte le esigenze archivistiche nelle diverse fasi della vita di documenti, fascicoli e aggregazioni documentali, a loro volta a supporto di processi, procedimenti e attività.
Il legislatore ha configurato nel tempo, a tal proposito, un quadro normativo composito (i provvedimenti di riferimento sono il , il , le ) con cui vengono disciplinati tutti gli aspetti fondamentali di un completo sistema di gestione documentale e che dovranno includere gli specifici requisiti di cui dovrebbe essere dotato un software dedicato.
Oltre a quanto previsto dall’art. 56 del TUDA, quindi, un’elencazione sintetica degli ulteriori aspetti è la seguente:
la formazione del documento, di cui al Capo II del CAD e al par. 2.1.1 delle Linee Guida;
la gestione di tutte le aggregazioni documentali quali serie, registri, repertori e fascicoli, i quali costituiscono la componente di utilizzo più frequente e che sono trattati dal TUDA all’art. 65 e dalle Linee Guida al par 3.3;
la correlazione tra fascicoli e gestione dei procedimenti, disciplinata dall’art. 41 del CAD;
la gestione dei metadati, sia per i documenti che per le aggregazioni documentali, specificatamente disciplinati dall’Allegato 5 delle Linee Guida;
Il titolario di classificazione e il piano di fascicolazione, come da art. 64 del TUDA e ;
la gestione della conservazione e le attività di selezione e scarto, di cui al Capo III del CAD nonché al par. 4 delle Linee Guida.
Gli aspetti architetturali
Il sistema di gestione informatica dei documenti dovrebbe costituire lo snodo fondamentale di tutto il sistema informativo di una pubblica amministrazione: all’interno di questa vengono usati anche altri tipi di software, ma la maggior parte di loro produce dati e documenti che, in quanto tali, devono poter essere gestiti all’interno del sistema di gestione documentale. Questo implica che non possono essere ammessi documenti gestiti unicamente da altre applicazioni e non trattati all’interno del sistema di gestione documentale.
A tale scopo vanno considerati i seguenti aspetti:
Interoperabilità - il software deve consentire la massima elasticità di utilizzo in relazione allo scambio con altre applicazioni software, sia interne alla pubblica amministrazione che esterne, come disciplinato dall’Allegato 6 delle Linee Guida che, pur focalizzandosi sulle interrelazioni tra sistemi di gestione documentale, indica l’adozione di protocolli tecnologici che possono servire da base anche per gli scambi con applicazioni di diverso tipo. Per comprendere pienamente l’importanza di tale aspetto è opportuno fare riferimento alla crescente offerta di servizi on line da parte di molte pubbliche amministrazioni. L’utente che presenta un’istanza, compila dei moduli e allega documenti, lo fa attraverso un portale che, tecnicamente, è un’altra applicazione software: questa dovrebbe poter dialogare col sistema di gestione documentale che potrebbe provvedere automaticamente alla registrazione e relativa assegnazione del numero di protocollo che viene restituito all’utente; quindi allo smistamento ed alla contestuale creazione del fascicolo procedimentale. Indispensabile, pertanto, la presenza di set di esaustive delle necessità rilevate;
Utilizzo di motori di workflow - il software dovrebbe utilizzare integrati con la mappatura degli utenti, dei loro ruoli e profili e delle unità organizzative di appartenenza, nonché basati sull’adozione dello standard . L’utilizzo di tali strumenti consente la nativa integrazione di tutte le fasi di un processo ed eventuali sotto-processi, nonché una maggiore facilità nella realizzazione di nuovi processi e/o nella modifica di quelli esistenti.
Le specifiche di base per gli utilizzatori
Un sistema di gestione documentale che rispetti i requisiti di base visti sopra, e che sia integrato con le applicazioni software di supporto a tutti i procedimenti gestiti da una pubblica amministrazione, determina un utilizzo esteso e pervasivo a tutte le unità organizzative di un ente e a tutti i propri dipendenti. Le caratteristiche da rispettare, quindi, sono:
l’ del software: un’interfaccia utente intuitiva e completa;
la presenza, come detto, di strumenti a supporto della fase di formazione del documento quali redazione, condivisione, correzione, scambio, firma, ecc.;
integrazione trasparente con la gestione dell’organigramma ed uso avanzato di quest’ultimo, al fine di consentire la soddisfazione delle esigenze quotidiane di un ente quali sostituzioni, cambio di mansioni, assenze, ecc.;
presenza di cruscotti avanzati per la gestione di tutte le pratiche nei loro diversi stati e correlati al profilo ed ai permessi di ciascun utente;
il rispetto dei requisiti di accessibilità, ai sensi della ;
interoperabilità col sito web dell’ente per le attività di pubblicazione, sulla pagina Amministrazione Trasparente, ai sensi del ;
interoperabilità col sistema di conservazione digitale.
Funzionalità a supporto dell’automazione
In tutte le pubbliche amministrazioni è possibile riscontrare processi e/o fasi procedimentali pienamente suscettibili di elevati gradi di automazione. E per realizzarla è, spesso, necessario rendere interoperabili più applicazioni, come visto sopra.
I casi di automazione più importanti possono essere:
gestione di fatture elettroniche e istanze on line e, comunque, tutte quei documenti non nativamente testuali, ma che devono essere trattati dal sistema di gestione documentale ed i cui percorsi al suo interno sono ben definiti;
l’apposizione di firme, sia per singoli documenti che in modalità massiva;
la registrazione di alcune tipologie di mail ricorrenti ed uniformi;
la gestione di documenti emessi in gran quantità quali, come ad esempio nei Comuni, sanzioni e tributi, le cui caratteristiche di forma e contenuto consentono senz’altro una piena loro automazione. In casi del genere il dovrebbe effettuare una mappatura di tutti i casi possibili in coordinamento con il e delineare l’efficiente automazione di tutte le attività ripetitive.
Il trattamento dei dati
Un sistema di gestione documentale gestisce, anche, dati personali e/o sensibili. Ne discende che tra i requisiti di un software a supporto non può mancare il complesso di controlli che rendono lo stesso software conforme a quanto stabilito dalla normativa vigente in tema di tutela dei dati e, cioè, il regolamento generale sulla protezione dei dati (detto anche ). Tale regolamento comunitario prevede prassi, strumenti e figure professionali per la tutela del patrimonio informativo custodito e trattato dagli enti. Nello specifico l'articolo 17 prescrive le modalità conformi di dati e documenti per tutto il tempo necessario allo svolgimento delle attività procedimentali per cui il loro utilizzo è necessario.
I requisiti di un software di gestione documentale, relativi alla tutela ed alla protezione dei dati sono:
la previsione di un’informativa sul trattamento dei dati, contenente il tipo di dati raccolti, come verranno utilizzati ed a quale scopo, il tempo di conservazione ed il luogo;
la raccolta del consenso al trattamento;
design finalizzato alla realizzazione della privacy “by default”;
presenza di sistemi di cancellazione dei dati di un soggetto su sua richiesta;
integrazione con il registro del titolare del trattamento e del Responsabile della protezione dei dati (Digital Protection Officer);
sistemi di notificazione ai soggetti direttamente interessati, in caso di violazione dei dati, entro le 72 ore dall’evento.
Last updated