▶️Il processo di conservazione
Introduzione
Il Decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82, Codice dell’Amministrazione Digitale (di seguito CAD), all’art. 44 comma 1-bis prevede che, almeno una volta all’anno, il responsabile del sistema di gestione documentale debba provvedere alla trasmissione di fascicoli e serie documentarie anche relative a procedimenti non conclusi al sistema di conservazione.
Lo stesso CAD, al primo comma dell’art. 43 dispone che Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida.
Le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (di seguito Linee Guida), al par. 4.1 dispongono che: Il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico fino all’eventuale scarto, la conservazione degli oggetti digitali, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.
Per tutto il periodo previsto dal del titolare dell’oggetto della conservazione e/o dalla normativa vigente, il sistema di conservazione deve garantire l’accesso agli oggetti conservati e deve poterlo fare a prescindere dai cambiamenti indotti dall'innovazione tecnologica intercorsa nel frattempo.
A tale scopo il Responsabile della conservazione di ogni ente deve assicurare la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi.
Nel caso in cui il sistema di conservazione sia fornito da un terzo, il effettua la verifica periodica degli archivi per conto del Responsabile della conservazione, al fine di accertare la non alterazione dei documenti e dei fascicoli e, quindi, il mantenimento delle caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.
Le definizioni di tali caratteristiche, sono riportate nella tabella seguente:
Tabella –
| TERMINE | DEFINIZIONE |
|---|---|
Affidabilità | Caratteristica che esprime il livello di fiducia che l'utente ripone nel documento informatico o nel sistema di gestione o conservazione. |
Autenticità | Il grado con cui una persona o un sistema considera un oggetto per quanto riguarda ciò che dichiara di essere. L’autenticità è valutata sulla base della capacità di essere provata. |
Integrità | Caratteristica di un documento informatico, di un’aggregazione o di un sistema di gestione o conservazione che garantisca la sua inalterabilità nel tempo. |
Leggibilità | Caratteristica di un documento informatico che garantisce la qualità di poter essere decodificato e interpretato da un'applicazione informatica. |
Reperibilità | Rapidità e precisione nel reperimento dei documenti e delle informazioni in esso contenute. |
Le fasi del processo di conservazione
Come descritto nel paragrafo 4.2 delle Linee Guida, gli oggetti della conservazione sono trattati dal sistema di conservazione in pacchetti informativi che si distinguono in:
a) pacchetti di versamento;
b) pacchetti di archiviazione;
c) pacchetti di distribuzione.
Le Linee Guida, al par. 4.7, distribuiscono la gestione ed il flusso dei tre pacchetti in un dettagliato elenco di fasi sequenziali a partire dalla generazione di un pacchetto di versamento contenente i documenti e/o le aggregazioni documentali che si vogliono trasferire in conservazione. Il processo delineato nelle Linee Guida prevede:
a) l’acquisizione da parte del sistema di conservazione del PdV per la sua presa in carico;
b) la verifica che il PdV e gli oggetti digitali contenuti siano coerenti con le modalità previste dal manuale di conservazione e con quanto indicato nell’;
c) il rifiuto del PdV, nel caso in cui le verifiche di cui alla lettera b) abbiano evidenziato delle anomalie. Il numero massimo di rifiuti è stabilito nell’ambito di un contratto o convenzione;
d) la generazione, anche in modo automatico, del rapporto di versamento relativo ad uno o più pacchetti di versamento, univocamente identificato dal sistema di conservazione e contenente un riferimento temporale, specificato con riferimento al Tempo universale coordinato (UTC), e una o più impronte, calcolate sull’intero contenuto del pacchetto di versamento, secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione;
e) la sottoscrizione del rapporto di versamento con la firma digitale o firma elettronica qualificata o avanzata apposta dal responsabile della conservazione o dal responsabile del servizio di conservazione, ove prevista nel manuale di conservazione;
f) la preparazione, la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica - qualificata o avanzata - del responsabile della conservazione o del responsabile del servizio di conservazione o con il sigillo elettronico - qualificato o avanzato – apposto dal conservatore esterno, nonché la gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifiche della struttura dati indicate dallo e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione;
g) ai fini dell’esibizione richiesta dall’utente la preparazione e la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata o avanzata del responsabile della conservazione o del responsabile del servizio di conservazione, oppure l'apposizione del sigillo elettronico qualificato o avanzato, secondo le modalità indicate nel manuale di conservazione, di pacchetti di distribuzione che possono contenere parte, uno o più pacchetti di archiviazione;
;
i) la produzione di duplicati informatici o di copie informatiche effettuati su richiesta degli utenti in conformità a quanto previsto dalle presenti linee guida;
j) la produzione di copie informatiche tramite attività di riversamento al fine di adeguare il formato alle esigenze conservative di leggibilità nel tempo in base alle indicazioni previste dall'allegato 2 “Formati di file e riversamento”;
k) l’eventuale scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla norma o secondo quanto indicato dal piano di conservazione del Titolare dell’oggetto di conservazione e le procedure descritte nel successivo paragrafo 4.11 (Selezione e scarto dei documenti informatici);
l) nel caso degli archivi pubblici o privati, che rivestono interesse storico particolarmente importante, l’eventuale scarto del pacchetto di archiviazione avviene previa autorizzazione del MIC rilasciata al Titolare dell’oggetto della conservazione secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia e al successivo paragrafo 4.11.
Il processo così delineato può, quindi, essere gestito sia direttamente dal Soggetto produttore (cioè, l’ente che produce e gestisce i documenti) che da un soggetto terzo al quale sia stato affidato il servizio di conservazione. In questo secondo caso le modalità sono indicate nei manuali del Titolare dell’oggetto di conservazione e del conservatore e concordate tra le parti: rispettivamente, il Manuale di Conservazione e il Manuale del servizio di conservazione.
L’accordo tra Soggetto produttore e Conservatore deve regolamentare tutte le modalità tecniche e operative del suddetto processo, in modo da definire:
le responsabilità di ciascuna parte;
quali tipologie di documenti informatici siano da conservare;
come devono essere composti i pacchetti di versamento;
le tempistiche con cui pianificare ed effettuare i versamenti al sistema di conservazione e le connesse modalità tecniche (web services, collegamento SFTP, PEC, supporti rimovibili);
il complesso delle procedure operative necessarie all'esecuzione degli scarti dei pacchetti informativi, in accordo alle tempistiche definite nel Piano di conservazione.
I formati dei documenti
Il sopra citato Allegato 2 alle Linee Guida, “Formati di file e riversamento” contiene indicazioni sui formati dei file utilizzabili in un sistema di gestione documentale, nell’ottica di garantire il principio dell’interoperabilità tra i sistemi di gestione documentale e conservazione e in base alla normativa vigente riguardante specifiche tipologie di documenti.
Nel paragrafo introduttivo viene precisato che al fine di mitigare il rischio di “obsolescenza tecnologica”, i formati consigliati tra quelli elencati [...] sono quanto più possibile “aperti”, liberamente utilizzabili e non coperti da brevetto.
E proprio in conseguenza di detto rischio viene espressamente specificato che lo stesso Allegato sarà soggetto a tutti gli aggiornamenti che dovessero rendersi necessari a seguito delle continue evoluzioni tecnologiche.
La continua evoluzione tecnologica pone l’esigenza di poter utilizzare efficacemente nuovi formati o nuove versioni di formati già esistenti. I cosiddetti “standard” rispondono a tale esigenza tendendo a stabilizzare le specifiche tecniche dei formati di file –sia nel tempo che rispetto alle tecnologie di produzione, trasmissione e archiviazione. La loro importanza nel cristallizzare tali specifiche in una forma precisa serve ad impedire la nascita di varianti “esotiche” o dialetti non controllati del medesimo formato che, alla lunga, ne riducano l’interoperabilità.
Ne consegue la necessità di classificare le diverse tipologie di formati. Tra quelli standard elencati al par 1.2.3 dell’Allegato 2 possiamo citare quelli più determinanti:
“de facto” o “de iure” - i primi nascono e si consolidano a seguito di dinamiche di mercato che, a seguito di particolari caratteristiche di affidabilità o di efficacia, ne determinano una particolare diffusione; i secondi, invece, sono determinati da provvedimenti normativi che ne sanciscono l’obbligo d’uso o la raccomandazione alla preferenza, a seconda dei settori di riferimento e dei contesti amministrativi.
“aperto” o “chiuso” - i primi sono caratterizzati dalla disponibilità di una “specifica tecnica”, una descrizione dettagliata delle modalità di utilizzo in fase di lettura e formazione; i secondi non godono di detta caratteristica.
“Proprietario o “non proprietario” - a seconda che esista o meno un soggetto privato titolare della proprietà intellettuale.
“dipendente” o “indipendente” dal dispositivo con cui li si utilizzi.
Tra i diversi tipi di file, per le esigenze specifiche dei sistemi di gestione documentale e di conservazione, assumono particolare importanza i documenti “impaginati” ai quali l’Allegato 2 dedica il par. 2.1: I formati “orientati alla pagina”, o “impaginati”, suddividono un documento informatico in unità separate chiamate fogli, in quanto il loro utilizzo primario è la carta stampata, come mezzo di origine (tramite scansione di documento cartaceo) ovvero di destinazione (tramite stampa). Non tutti i documenti impaginati sono però concepiti per la stampa, esibendo anzi caratteristiche tipiche del mondo digitale, quale la possibilità di allegare contenuti multimediali o anche di altro genere, così come di collegamenti di tipo URL a altre posizioni nella rete internet, intranet o in altro sistema di gestione dei documenti, in modo che l’utente possa accedervi tipicamente dopo aver attivato il collegamento di riferimento.
Tra quelli raccomandati ai fini della conservazione a lungo termine e dove siano richieste precise caratteristiche di immodificabilità, viene indicato come formato d’elezione il PDF in tutte le sue versioni che lo rende adattabile a diverse situazioni d’uso e, più specificamente, il PDF/A con tutte le sue sotto famiglie. La lettera A sta, appunto, per “Archival”.
Per quanto riguarda i formati di documenti impaginati che possono essere revisionati e modificati, o dai quali si possono derivare altri documenti, le Linee Guida raccomandano che siano prodotti in formato OpenDocument (odt), utilizzabile in modalità interoperabile dai principali applicativi di videoscrittura e, laddove non sia possibile, nel formato OOXML (.docx), ma con profilo Strict: il primo è utilizzato dall’applicazione “Write” della suite “LibreOffice”; il secondo, invece, è tipico dell’applicazione “Word” della suite MS-Office.
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