▶️Il manuale di gestione
Ruolo del Manuale di gestione
Il manuale di gestione è un documento informatico che descrive il sistema di gestione documentale di una amministrazione, in ogni fase. I contenuti specifici del Manuale di gestione sono descritti nel paragrafo 3.5 delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. I principali elementi costitutivi previsti sono:
la descrizione dei sistemi di gestione e conservazione dei documenti;
la regolamentazione per il funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico;
la regolamentazione per la gestione dei flussi documentali e degli archivi, all’interno di ogni area organizzativa omogenea (AOO);
la descrizione degli strumenti informatici a supporto del sistema di gestione.
Il manuale si compone, inoltre, in maniera integrata, del piano per la sicurezza informatica per la parte di competenza del sistema di gestione documentale1, del piano di classificazione adottato dall’amministrazione, del piano delle aggregazioni documentali e del piano di conservazione.
Ogni pubblica amministrazione è tenuta a redigere e adottare con provvedimento formale il Manuale di gestione documentale.
Le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici prevedono che, su proposta del Responsabile della gestione documentale, ogni pubblica amministrazione adotti il manuale di gestione documentale, originariamente introdotto dall’art. 5 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31 ottobre 2000.
Ogni pubblica amministrazione poi, è tenuta a pubblicare il Manuale di gestione documentale sul proprio sito istituzionale, in una parte chiaramente identificabile dell’area Amministrazione trasparente, prevista dall’art. 9 del Decreto legislativo del 14 marzo 2013, n. 33.
Le Linee Guida, oltre a quanto elencato nel paragrafo 3.5, espressamente dedicato al Manuale di Gestione, contengono in altri paragrafi ulteriori indicazioni che al manuale fanno riferimento. Per esempio, nel paragrafo 2.41:
La Pubblica Amministrazione forma gli originali dei propri documenti attraverso gli strumenti informatici riportati nel manuale di gestione documentale oppure acquisendo le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni di cui agli articoli 5-bis, 40-bis e 65 del CAD.
Il documento amministrativo informatico è identificato e trattato nel sistema di gestione informatica dei documenti con le modalità descritte nel manuale di gestione documentale.
Le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni di cui agli articoli 5-bis, 40-bis e 65 del CAD sono identificate e trattate come i documenti amministrativi informatici. Se soggette a norme specifiche che prevedono la sola tenuta di estratti per riassunto sono memorizzate in specifici archivi informatici dettagliatamente descritti nel manuale di gestione documentale.
Categorie di contenuti
I contenuti del Manuale di gestione, descritti nel paragrafo 3.5 delle Linee Guida, sono suddivisi in nove categorie principali:
relativamente agli aspetti organizzativi:
a) le modalità di utilizzo degli strumenti informatici per la formazione dei documenti informatici e per lo scambio degli stessi all’interno ed all’esterno dell’AOO, applicando le modalità di trasmissione indicate nell’allegato 6 “Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati”;
b) l’indicazione delle unità organizzative responsabili (UOR) delle attività di registrazione di protocollo, di archiviazione dei documenti all’interno dell’AOO;
c) l’indicazione delle regole di assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei criteri per l’ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso aree organizzative omogenee della stessa amministrazione o verso altre amministrazioni;
d) i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso, interno ed esterno all’Amministrazione, al sistema di gestione informatica dei documenti;
relativamente ai formati dei documenti:
a) l’individuazione dei formati utilizzati per la formazione del documento informatico, come introdotti nel paragrafo 3.6, tra quelli indicati nell’Allegato 2 “Formati di file e riversamento”;
b) la descrizione di eventuali ulteriori formati utilizzati per la formazione di documenti in relazione a specifici contesti operativi che non sono individuati nell’Allegato 2 “Formati di file e riversamento”;
c) le procedure per la valutazione periodica di interoperabilità dei formati e per le procedure di riversamento previste come indicato al paragrafo 3.7 e nell’Allegato 2 “Formati di file e riversamento”;
relativamente al protocollo informatico e alle registrazioni particolari:
a) le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito delle attività di registrazione;
b) la descrizione completa e puntuale delle modalità di utilizzo della componente «sistema di protocollo informatico» del sistema di gestione informatica dei documenti;
c) le modalità di utilizzo del registro di emergenza ai sensi dell’art. 63 del TUDA 35 , inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente;
d) l’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo, per cui è prevista registrazione particolare ai sensi dell’art. 53, comma 5, del TUDA 36;
e) determinazione dei metadati da associare ai documenti soggetti a registrazione particolare individuati, assicurando almeno quelli obbligatori previsti per il documento informatico dall’Allegato 5 alle presenti Linee Guida;
f) i registri particolari individuati per la gestione del trattamento delle registrazioni particolari informatiche anche associati ad aree organizzative omogenee definite dall’amministrazione sull’intera struttura organizzativa e gli albi, gli elenchi e ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti, riconosciuti da una norma;
relativamente alle azioni di classificazione e selezione:
a) il piano di classificazione adottato dall’Amministrazione, con l’indicazione delle modalità di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, con riferimento alle procedure di scarto;
relativamente alla formazione delle aggregazioni documentali:
a) le modalità di formazione, gestione e archiviazione dei fascicoli informatici e delle aggregazioni documentali informatiche con l’insieme minimo dei metadati ad essi associati;
relativamente ai flussi di lavorazione dei documenti in uso:
a) la descrizione dei flussi di lavorazione interni all’Amministrazione, anche mediante la rappresentazione formale dei processi attraverso l’uso dei linguaggi indicati da AgID, applicati per la gestione dei documenti ricevuti, inviati o ad uso interno;
relativamente alla organizzazione dei documenti informatici, dei fascicoli informatici e delle serie informatiche:
a) la definizione della struttura dell'archivio all'interno del sistema di gestione informatica dei documenti. L’archivio informatico - formato ai sensi del capo IV “Sistema di gestione informatica dei documenti” del DPR 445/2000 - deve essere progettato in modo da assicurare certezza e trasparenza all’attività giuridico amministrativa;
relativamente alle misure di sicurezza e protezione dei dati personali adottate:
a) le opportune misure tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio anche in materia di protezione dei dati personali;
relativamente alla conservazione:
a) per le Pubbliche Amministrazioni il piano di conservazione è allegato al manuale di gestione documentale, con l’indicazione dei tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate;
b) per i soggetti diversi dalle Pubbliche Amministrazioni che sono sprovvisti di piano di conservazione, qualora si renda necessario redigere un Manuale di gestione per la complessità della struttura organizzativa e della documentazione prodotta, dovrebbero essere definiti i criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti, ivi compresi i tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate.
Criteri di redazione e gestione
La redazione del manuale di gestione deve essere ispirata non solo all’assolvimento dell'obbligo normativo, ma anche alle esigenze dell’ente di appartenenza ed alle sue caratteristiche costitutive: necessaria, quindi, una puntuale e dettagliata analisi del modello organizzativo e delle procedure amministrative di competenza.
Per tali motivi deve assolutamente essere evitata la mera copiatura di precedenti, per quanto valide, esperienze; e deve, invece, essere adottato un modello di preciso adattamento dello strumento alla natura ed alle caratteristiche organizzative dell’Ente.
Ne discende la necessità di basarsi sulle conoscenze interne e su una continua azione di auto-analisi: ogni ente, pur nell’ambito della stessa categoria, ha specifiche che lo rendono unico: per storia, dimensioni, contesti, organici, risorse.
Non va, infine trascurato il fatto che, in un contesto caratterizzato da continui cambiamenti, il manuale di gestione documentale deve ovviamente essere sottoposto a continuo aggiornamento, in ragione dell’evoluzione tecnologica e dell’obsolescenza degli oggetti e degli strumenti digitali utilizzati dal singolo ente, nonché da cambi di competenze e relativi riflessi organizzativi.
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