▶️La metadatazione dei fascicoli
La metadatazione dei fascicoli
Le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, al paragrafo 2.4 e facendo riferimento al Decreto del Presidente della Repubblica del 28 dicembre 2000, n. 445, (di seguito TUDA), dispongono che ai documenti amministrativi informatici vengano associati l’insieme dei metadati previsti per la registrazione di protocollo ai sensi dell’articolo 53 del TUDA, nonché i metadati relativi alla classificazione, ai sensi dell’articolo 56 del TUDA, e ai tempi di conservazione, in coerenza con il piano di conservazione, e quelli relativi alla relazione con l’aggregazione documentale informatica d'appartenenza.
Fascicoli e procedimenti: il quadro normativo specifico
L’art. 65 del TUDA prevede che: oltre a possedere i requisiti indicati all'articolo 52, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve:
a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato;
b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento;
c) fornire informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio;
d) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi.
L’art. 41 del Decreto legislativo n. 82 del 7 marzo 2005, al comma 2-bis, dispone che: Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento e dagli interessati.
Al successivo comma 2-ter si stabilisce che il fascicolo informatico deve recare le seguenti indicazioni:
a) dell'amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo;
b) delle altre amministrazioni partecipanti;
c) del responsabile del procedimento;
d) dell'oggetto del procedimento;
e) dell'elenco dei documenti contenuti, salvo quanto disposto dal comma 2-quater. e-bis) dell'identificativo del fascicolo medesimo apposto con modalità idonee a consentirne l'indicizzazione e la ricerca attraverso il sistema di cui all'articolo 40-ter nel rispetto delle Linee guida.
Ai fini dell’implementazione di un conforme sistema di gestione dei flussi documentali, il perseguimento di tali obiettivi può essere, pertanto, raggiunto solo con un articolato sistema di metadatazione degli stessi fascicoli.
Abbiamo analizzato la natura dei metadati in un approfondimento del Modulo 1, a proposito dei metadati del documento informatico, dove si è visto che la definizione più sintetica di metadati è quella di “dati che descrivono altri dati”.
E proprio mutuando quanto visto nel citato Modulo 1, possiamo affermare che una definizione più specifica è quella di considerare i metadati le informazioni di cui bisogna dotare il fascicolo informatico per poterlo correttamente formare, gestire e conservare nel tempo.
L’Allegato 5 delle Linee Guida: i metadati delle aggregazioni documentali informatiche
L'’: in tale espressione vengono compresi non solo i fascicoli, ma anche serie documentali e serie di fascicoli e per ognuna di queste tipologie vengono fornite delle sintetiche descrizioni:
Il fascicolo è una aggregazione documentale informatica strutturata e univocamente identificata contenente atti, documenti o dati informatici prodotti e funzionali all’esercizio di una attività o allo svolgimento di uno specifico procedimento;
Le serie documentarie sono costituite da documenti singoli accorpati per ragioni funzionali in base alla tipologia di riferimento;
Le serie di fascicoli sono costituite da fascicoli accorpati per ragioni funzionali in base alla classe di riferimento o alla tipologia di fascicoli.
Nello specifico del fascicolo, poi, vengono distinte le seguenti tipologie:
affare: conserva i documenti relativi a una competenza non proceduralizzata, ma che nella consuetudine amministrativa la PA deve concretamente portare a buon fine. Il fascicolo per affare ha una data di apertura e una durata circoscritta;
attività: comprende i documenti prodotti nello svolgimento di un’attività amministrativa semplice che implica risposte obbligate o meri adempimenti, per la quale quindi non è prevista l’adozione di un provvedimento finale. Ha in genere durata annuale;
persona fisica / persona giuridica: comprende tutti i documenti, anche con classifiche diverse, che si riferiscono a una persona (fisica o giuridica). Quasi sempre i fascicoli intestati alle persone restano correnti per molti anni, costituendo serie aperte;
procedimento amministrativo: conserva una pluralità di documenti che rappresentano azioni amministrative omogenee e destinate a concludersi con un provvedimento amministrativo.
Tutte le definizioni suddette costituiscono un efficace supporto per l’individuazione di metadati facoltativi (che possono aggiungersi agli obbligatori) legati a specifici contesti operativi.
L’Allegato 5, in introduzione, esplicita la struttura degli schemi di metadati relativi al documento informatico e al documento amministrativo informatico, nonché alle aggregazioni documentali.
L’elaborazione degli schemi è stata effettuata tenendo conto anche delle informazioni necessarie in vista della conservazione a lungo termine.
Gli schemi sotto riportati sono organizzati in modo da indicare per ogni metadato:
Informazione: il nome;
Sottocampi: l’eventuale sottostruttura del metadato complesso;
Valori ammessi: valori accettati all’interno del campo;
Tipo dato: numerici o alfanumerici;
Obbligatorietà: l’indicazione di obbligatorietà, eventualmente condizionata;
Nuova definizione: metadati nuovi o ridefiniti rispetto all’allegato alla normativa precedente;
Definizione: indicazione sulla modalità di utilizzo del metadato.
I metadati obbligatori per le aggregazioni sono riportati nella seguente tabella “Metadati obbligatori aggregazioni documentali”.
Tabella - Metadati obbligatori aggregazioni documentali
| Metadato | Definizione sintetica |
|---|---|
IdAgg | L’idAgg è una sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco all’aggregazione documentale informatica in modo da consentirne l’identificazione, indica se si tratta di un Fascicolo o di una Serie Documentale o di una serie fascicoli. |
Tipologia fascicolo | • Tipo 1 - fascicolo per affare • Tipo 2 - fascicolo per persona fisica o giuridica • Tipo 3 - fascicolo per attività • Tipo 4 - fascicolo per procedimento |
Soggetti | Indica il metadato che consente di individuare le informazioni relative a tutti i Soggetti che, a vario titolo, sono coinvolti nella costituzione dell’aggregazione. Sono definiti quindi i seguenti attributi: • Ruolo • Amministrazione titolare • Amministrazioni partecipanti • Soggetto intestatario persona fisica • Soggetto intestatario persona giuridica • RUP (Solo in caso di TipoAggregazione = ‘Fascicolo’) |
Assegnazione | Indica il metadato che consente di individuare le informazioni relative all’assegnazione per conoscenza o per competenza. I Soggetti indicati in questo metadato devono essere stati dichiarati nel metadato Soggetti. Sono definiti quindi i seguenti attributi: • Tipo assegnazione • Ruolo • Tipo soggetto • Codice • Data inizio assegnazione • Data fine assegnazione |
Data apertura | Data di apertura dell’aggregazione documentale. |
Classificazione | Classificazione dell’aggregazione: • Indice di classificazione: Codifica del documento secondo il Piano di classificazione utilizzato • Descrizione: Descrizione per esteso dell’Indice di classificazione indicato. • Piano di classificazione: se presente, riportare eventualmente l’URI di pubblicazione del Piano di classificazione |
Progressivo | Progressivo numerico calcolato nell’ambito della chiave della classificazione o in ordine cronologico nell’ambito dell’anno |
Chiave descrittiva | Metadato funzionale volto a chiarirne la natura del fascicolo o della serie. È costituito dal seguente sottocampo obbligatorio: • Oggetto: testo libero |
Data chiusura | Data di chiusura dell’aggregazione documentale |
Procedimento amministrativo | Metadato funzionale volto ad indicare il procedimento a cui il fascicolo afferisce, nonché lo stato di avanzamento e le relative fasi. Il sottocampo “Fase”, è a sua volta costituito da “Tipo Fase”: • Preparatoria • Istruttoria • Consultiva • Decisoria o deliberativa • Integrazione dell’efficacia |
Indice documenti | Elenco degli identificativi dei documenti contenuti nell’aggregazione |
Posizione fisica aggregazione documentale | Posizione fisica dell’aggregazione. Nel caso di fascicoli ibridi indica la posizione della componente cartacea del fascicolo |
Come sopra specificato, quelli elencati sono i metadati obbligatori: nell’allegato ne vengono riportati altri facoltativi e, inoltre, ogni amministrazione ne può configurare di ulteriori, inserendo l’elenco e la definizione nel Manuale di Gestione.
In considerazione delle diverse finalità di affari, attività e procedimenti gli eventuali metadati aggiuntivi possono essere afferenti al management, alla protezione dei dati personali, alla trasparenza, all’anticorruzione, alla semplificazione e all’amministrazione digitale.
Un elemento di rilievo innovativo è sicuramente la previsione del metadato “Soggetti”. Questo insieme di metadati consente di individuare le informazioni relative a tutti i soggetti coinvolti e competenti sull’aggregazione documentale a vario titolo, individuandone per ciascuno il Ruolo e il Tipo.
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